Аудиторська перевірка по суті є проєктом. Вона має мету, строки, а на її проведення виділяються ресурси. Проєктом потрібно вміло керувати, аби його результат виправдав очікування замовника. Управління проєктами, або модний нині термін проджект-менеджмент, активно застосовують у своїй роботі IT-компанії, креативні та вебагенції, міжнародні корпорації і навіть державні інституції. Що являє собою управління проєктом і чи можна застосовувати його методології в роботі аудиторських фірм?

Що об’єднує проджект-менеджера й керівника аудиторської перевірки

Завдання

Завдання, які виконують для своїх клієнтів аудиторські фірми, є нічим іншим, як проєктами. Вони передбачають виконання певних процедур у визначений проміжок часу та надання замовнику звіту незалежного аудиту або іншого документа про виконану роботу – готового продукту.

Ролі

Якщо в класичних проєктних командах проєктами керують проджект-менеджери (керівники проєктів), то в аудиторських фірмах таку роль виконує керівник аудиторської перевірки чи іншого завдання. Як і проджект-менеджер, він керує проведенням, скажімо, аудиту підприємства. Зокрема, розробляє план перевірки, ставить завдання аудиторам – членам аудиторської команди, контролює їх виконання, вирішує проблемні питання із замовником і всередині робочої групи та зрештою здає результати роботи клієнту, доводячи перевірку до кінця.

Розуміння робочого процесу

Робота керівника проєкту досить складна. Він повинен добре розбиратися в специфіці проєкту. Без глибоких знань особливостей роботи проджект-менеджер не зможе виконувати свої функції, правильно планувати роботу, визначати її тривалість та оцінювати якість виконаних завдань виконавцями проєкту. Це саме можна сказати й про керівника аудиторської перевірки. Як правило, такі функції виконують найдосвідченіші аудитори, які добре знаються на методології аудиту, практичному застосуванні Міжнародних стандартів аудиту й аудиторських процедур.

Комунікаційні навики та масштабність мислення

Проджект-менеджер повинен мати добре розвинені комунікаційні навики. Під час виконання проєкту йому доводиться спілкуватися з різними людьми. Кожному потрібно вміти доносити інформацію так, щоб вона була зрозумілою.

Для виконання різнопланових завдань у такого фахівця має бути добре розвинене аналітичне, критичне та абстрактне мислення одночасно. Крім того, йому слід навчитися мислити глобально, щоб розуміти ситуацію не тільки зсередини, а й збоку. Ті самі якості вимагаються й від керівників аудиторських перевірок. Чітко спланувати роботу, не втрачаючи жодної важливої деталі, грамотно призначити відповідальних за різні фронти робіт, перевірити якість виконаної роботи й спланувати час – головні напрями діяльності керівника аудиторської перевірки. Крім того, йому доводиться вирішувати проблемні питання і навіть конфліктні ситуації як зі своєю командою та керівництвом аудиторської фірми, так і з замовником.

Складність управління

Основна складність роботи керівника проєкту полягає в тому, що йому доводиться керувати людьми, які де-юре йому не підпорядковуються. Скажімо, у великих банках створюються так звані проєктні офіси, де працюють проджект-менеджери. Проєктні офіси мають власну структуру управління. Виконавцями проєктів є працівники окремих департаментів і відділів банку, що мають свою службову ієрархію.

На сьогодні робочі команди формуються не лише з аудиторів. До їх складу можуть входити і податкові консультанти, і фінансові аналітики, і бухгалтери, і юристи. Усі вони не підпорядковуються керівнику аудиторської перевірки, а переходять у його розпорядження на час проведення перевірки. Тож і в керівника аудиторської перевірки, і в проджект-менеджера проблеми схожі.

Чи потрібен аудиторам PM

Чи потрібен аудиторській фірмі проджект-менеджер (PM) у чистому вигляді? Чи допоможуть його знання та навики краще виконувати проєкти, отримувати більші заробітки та раз і назавжди позбутися нарікань клієнтів і прострочених завдань?

Ані сам проджект-менеджер, ані методології його роботи не здатні творити дива. Специфіка діяльності аудиторських фірм дає змогу вибірково застосовувати найкращі практики управління проєктами та розвивати в керівників окремих напрямів надання послуг навички проєктного управління.

У пригоді можуть стати спеціалізовані курси, семінари та тренінги. Є дуже багато якісної професійної літератури. Крім того, власникам і керівникам аудиторських фірм варто пам’ятати, що кількість проєктів не може перевищувати чисельність їх виконавців. Дефіцит кадрів може згубно позначитися на якості виконання проєкту.

Деякі проєкти, а надто складні, великі та розгалужені, потребують проджект-менеджерів, які зможуть організовувати роботу великої кількості людей, контролювати її якість, дробити великі й нечіткі завдання на низку малих і зрозумілих, слідкувати за дотриманням строків виконання проєкту, вирішувати проблемні питання, вести всю необхідну документацію за проєктом і зрештою завершувати його. Без таких фахівців сьогодні неможливо відповідати вимогам клієнта, що невпинно зростають.

Бізнес в Україні стає дедалі вимогливішим до роботи аудиторських фірм. Щоб виправдати очікування замовника, недостатньо знати лише те, що стосується професії. Потрібні знання із суміжних, а часом і несуміжних галузей. Особливо це стосується власників і керівників аудиторських фірм. От і доводиться шукати найрізноманітніші рішення – від автоматизації бізнес-процесів до застосування принципів проєктного менеджменту у своїй діяльності. Клієнт наразі хоче якісні послуги, які виконують експерти, до того ж своєчасно. Персонал аудиторської фірми мусить бути в професійному плані на голову вищим за замовника. Тільки так можна втриматися на висококонкурентному ринку, а якщо докласти ще більше зусиль – стати його лідером.