Хмарні технології вже достатньо давно прийшли в наше професійне життя, з-поміж іншого й у бухгалтерію та аудит. Які переваги вони надають для повсякденної роботи з документами та даними? Для прикладу візьмемо найпопулярніший хмарний сервіс – Office 365.

Спільна робота

Основними сервісами Office 365, що забезпечують спільну роботу, є Microsoft SharePoint, OneDrive, Exchange та Microsoft Teams.

SharePoint

SharePoint – колекція програм і функціоналу, що дає змогу створювати веб-портали, керувати їхнім змістом, автоматизувати внутрішні робочі процеси, спрощувати пошук необхідних даних.

Якщо просто, то завдяки SharePoint можна створити внутрішній сайт, що надає користувачам можливість спільної роботи. За допомогою такого сайту можна створювати спільні папки, файли, планери, календарі та багато всього іншого.

Для аудиторської групи доцільно створити динамічний сайт для конкретного проекту, на якому можна розміщувати файли проекту, календар і планер групи, публікувати новини, вести професійні дискусії.

Exchange Online

Завдяки цьому сервісу організація отримує надійну та захищену електронну пошту з гнучкими налаштуваннями та політиками безпеки. Крім того, Exchange надає доступ до корпоративних календарів, якими також можна ділитися та спільно керувати.

Поштова скринька Exchange підлаштовуватиметься під користувача, маючи у своєму арсеналі такі корисні функції, як виокремлення важливих листів і налаштування правил прийому електронної кореспонденції, а просунута система пошуку допоможе знаходити у скриньці інформацію в рази швидше та більш розгорнуто.

Система календарів допоможе не просто планувати зустрічі та справи, а й ефективніше організувати свій час, автоматично отримуючи повідомлення щодо подій на електронну пошту.

Microsoft Teams

Microsoft Teams – це корпоративний месенджер. Своєрідний Viber для організації. У ньому можна створювати командні чати, ділитися файлами, планувати і створювати зустрічі та керувати календарем.

Файловий хостинг

За зберігання документів у Office365 відповідає файловий хостинг OneDrive. Напевно, в усіх є досвід користування подібними продуктами – iCloud, Google Drive, Dropbox, Box та іншими. OneDrive схожий на всі згадані вище, але й надає унікальні переваги у зв’язці з іншими сервісами Office 365.

Хостинг дає змогу зберігати, редагувати, ділитися будь-якими файлами та працює як сховище для файлів сайтів на SharePoint. Особливістю сервісу є редагування файлів в онлайн-версіях офісних програм Microsoft (Word, Excel тощо).

Завдяки розміщенню файлів у «хмарі», користувачі матимуть доступ до них з будь-якого куточку світу та пристрою. Крім того, файли OneDrive, у тому числі бібліотеки файлів SharePoint – сайтів, можна синхронізувати з локальним комп’ютером для зручнішого користування ними. Також для всіх папок і файлів можна визначити рівень доступу – від персонального до публічного.

Бізнес-аналітика

Сервісом, що відповідає за аналітику даних, є Microsoft Power BI. Цей фантастичний інструмент допоможе бути в курсі всіх статистичних даних в організації й приймати управлінські рішення, що ґрунтуватимуться на реальних даних і статистиці.

Power BI забезпечує інтерактивну візуалізацію даних з можливостями бізнес-аналізу, коли кінцеві користувачі можуть самостійно створювати звіти та інформаційні панелі до них, не будучи залежними від IT-спеціалістів або адміністраторів баз даних. Система дає змогу підключатися до великої кількості джерел даних – від файлів Excel до списків SharePoint.

Автоматизація процесів

Перетворити рутині процеси затвердження документів, обробки кореспонденції, оновлення звітів Power BI, інформування колег про корпоративні події тощо на автоматизовані дії допоможуть вбудовані робочі цикли SharePoint і сервіс Microsoft Flow.

Робочі цикли SharePoint діють у межах побудованих сайтів і допомагають налаштувати дії у процесі документообігу. Так, можна налаштувати систему затвердження нових вхідних листів чи створити правила документообігу окремих видів документів.

Microsoft Flow – система, за допомогою якої створюють автоматизовані робочі процеси між програмами та службами як Office365, так і сторонніх сервісів. Це дає змогу отримувати повідомлення про якісь дії, що були виконані з файлами у SharePoint, синхронізувати документи в різних файлових хостингах, збирати дані та робити багато іншого.

Інтеграція

Усі сервіси пакета Office365 взаємодіють між собою. Так, створюючи сайт проекту на SharePoint, можна отримати спільну поштову скриньку та календарі, груповий чат у Teams і планер, спільні файли та папки. Тепер уся робота над проектом зосереджена в одному робочому просторі, а доступ до всіх подій, файлів і процесів здійснюється одним кліком мишки.

Отже, хмарні технології та сервіси увійшли у наше життя швидко й стали незамінними. Потрібно використовувати їх уже сьогодні, щоб мати переваги на ринку та пристосовуватись до сучасних вимог часу.