Підхід до проведення внутрішнього аудиту еволюціонував за останні роки, і дедалі більше внутрішніх аудиторів націлені на побудову партнерських відносин з підрозділами, що перевіряються. Досягти цієї мети можна за допомогою ефективних комунікацій внутрішніх аудиторів зі своїми клієнтами – підрозділами, які підлягають перевірці. Ось низка практичних порад для ефективних комунікацій під час безпосереднього проведення аудиторської перевірки.
- Узгодження часу проведення спільних зустрічей таким чином, щоб це було зручно як аудитору, так і його внутрішньому клієнту.
- Узгодження місця проведення зустрічі: як правило, якщо аудитор та клієнт знаходяться в різних офісах, місцем зустрічі обирається офіс клієнта.
- Мінімальне втручання в операційну діяльність підрозділу.
- Підготовка до інтерв’ю. Перед зустріччю з клієнтом аудитори повинні достатньо часу приділити вивченню діяльності підрозділу, що перевіряється, ознайомитись з його функціями та посадовими інструкціями ключових співробітників і підготувати перелік питань.
- Дружелюбна форма спілкування. Внутрішній аудитор веде розмову у спокійній та дружелюбній формі. Усі питання, які ставляться, направлені на отримання додаткової інформації, і кращого розуміння аудитором усіх процесів, що перевіряються. Недопустимими є будь-які натяки на некомпетентність менеджерів та їх підлеглих, так само як і прямі звинувачення у виявлених недоліках.
- Активне слухання. Під час зустрічі внутрішній аудитор повинен застосовувати техніку активного слухання. Ця техніка, окрім іншого, включає такі прийоми, як уточнення та перефразування сказаного, допомога у розвитку думки, повідомлення про сприйняття інформації тощо.
- Присутність двох аудиторів на зустрічі. Відповідно до найкращих практик рекомендується присутність як мінімум двох аудиторів на усіх зустрічах з клієнтом. Це дає змогу упевнитися, що аудитори правильно зрозуміли надану клієнтом інформацію.
- Ефективність запитів. Запитуючи будь-які дані в підрозділу, що перевіряється, аудитори повинні виявляти повагу до зайнятості клієнта. По-перше, аудиторам необхідно зібрати максимальний обсяг інформації без залучення клієнта, вивчивши наявні бази даних, відкриті ресурси з внутрішніми нормативними документами, та перевіривши, чи не надавалися раніше аудиторам дані, необхідні для даної перевірки. Також варто завчасно надсилати запити інформації, аби клієнт мав змогу підготувати її, не шкодячи своїй основній роботі.