Як відомо, комерційна пропозиція повинна містити характеристику товарів чи послуг, ціну або орієнтувати потенційного покупця на можливу вартість, інші комерційні умови (доставки, способи оплати тощо). Про це зазначають маркетологи.
Якщо говорити про правила складання комерційних пропозицій аудиторськими фірмами, то фахівці радять звернути увагу на такі основні моменти.
Так, на першій сторінці пропозиції потрібно вказати логотип, назву та адресу аудиторської фірми, а також інші контактні дані, дату, ПІБ того, кому призначена комерційна пропозиція (якщо є такі відомості), заголовок і/або виділений абзац, який формулює суть листа.
Комерційна пропозиція має бути цікавою адресату і не схожою на шаблонні варіанти фірм-конкурентів. Так само, як і в рекламі, для неї діє принцип: не важливо, який ваш продукт, послуги або компанія, важливо, що хоче або міг би отримати від цього продукту ваш потенційний покупець.
Текст листа візуально має бути чітко оформлений. Бажано, щоб абзац включав не більше ніж сім рядків. Найважливіші моменти, на які потрібно звернути увагу, краще виділити жирним шрифтом, курсивом або іншим кольором. До того ж не варто використовувати кілька різних шрифтів в одному листі або різні кольори літер.
Класичне правило рекламістів Keep It Simple (правило KIS) у вільному перекладі означає «що простіше, то краще». Пишіть чітко і ясно. Складні й незрозумілі речення, використання вузькопрофесійних і технічних термінів не стільки демонструють високий професіоналізм, скільки дратують адресата. Особливо, якщо виявиться, що деяких із них одержувач не знає. Якщо ви вважаєте за потрібне використовувати в комерційній пропозиції специфічні або професійні поняття, не забудьте делікатно запропонувати їх пояснення.